HOUSEKEEPING DEPARTMENT
I.
Pengertian
dan Fungsi Department Housekeeping
Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti house berarti rumah, wisma , tempat menginap atau hotel, sedangkan
keeping adalah menjaga , merawat , mengatur , memelihara. Housekeeping dalam bahasa
indonesia disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata tata berarti menjaga , merawat ,
mengatur , memelihara, sedangkan graha adalah bangunan , rumah, wisma , hotel. Definisi tata graha
(housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur
atau menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan
dan dekorasi dengan tujuan agar hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan
menyenangkan bagi penghuninya.
Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting
disamping mejaga kebersihan dan kenyamanan
serta memperbaiki kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu
ruangan, Housekeeping juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek
ataupun jangka panjang dalam rangka mengatur penggantian furniture atau
perlengkapan lainnya seperti vacum
cleaner , brushing mesin dll.
Housekeeping Department yang dipimpin oleh manager housekeeping atau
familiar disebut dengan Executive Housekeeper dituntut memiliki kecakapan
berorganisasi yang mumpuni ,
Executive housekeeper harus mampu
mengendalikan roda bisnis hotel dalam bidang kenyamanan, Kebersihan graha untuk setiap tamu baik yang
akan menginap atau hanya menikmati fasilitas – fasilitas hotel lainnya seperti restaurant, bar atau spa
centernya.
Dengan mengapplikasikan system management
yang baik diharapkan housekeeping department dapat memberikan kontribusi yang positive dalam
mencapai tujuan perusahaan yaitu guest
satisfaction dan employee satisfaction serta profit oriented, apabila dilihat dari segi
revenue keseluruhan sebuah hotel,room revenue merupakan revenue andalan dalam pendapatan utamanya, disamping department
F&B dan outlet lainnya seperti spa misalnya.
Tingkat hunian atau biasa disebut
Occupancy, pada umumnya menjadi acuan untuk revenue.
Struktur Management
Housekeeping
Struktur organisasi management housekeeping pada umumnya menggunakan
diagram hirarki.Diagram chartnya dapat
digambarkan sebagai berikut :
Section dalam Housekeeping
Area atau ruangan-ruangan yang merupakan ruang lingkup
housekeeping dikelompokan sebagai
berikut;
Public
Area meliputi lobby area , Rest room, staircase, terrace,
elevator, Musholla, pool area, linen, uniform room,lockers room,basement
corridor, area parking dll. F&B outlet seperti restaurant, bar,
meeting room, function room , ballroom. A&G
office seperti General Manager , Assistant executive Manager , F&B director
, Finance Director, Director of sales and Marketing, Public Relation Manager
dan ruangan executive officer lainnya. Back
Office area seperti Human Resourches , Training
center , Enggineering , Purchasing, Accounting, Cost Control. Floor
area seperti guest room, executive launch, pantry area / station floor ,
corridor , guest landing.
Area -
area yang dikelompokan di atas tersebut
merupakan area yang harus dirawat,dijaga kebersihannya, ditata untuk
kenyamanannya dan mengikuti kaidah GCG ( good corporate governance ) , AMDAL ( analisis mengenai dampak lingkungan ) dan CSR
( corporate social responsibility ).
Dalam konteks kebersihan ruangan sebaiknya mengikuti aturan standard kebersihan international
yang tidak sekedar bersih tapi sanitasi dan higienisnya harus terjaga, adapun
system atau standard yang dimaksud misalnya penerapan HACCP system atau
Good Clinic Practice.
Housekeeping department yang sangat luas dengan area
kerjanya , agar fungsinya berjalan dengan baik maka diperlukan suatu system operasional yang baik, birokrasi
yang tepat dan team yang solid.System management yang baik dapat dilakukan dengan system operasional yang dilaksanakan dengan komitment yang di
patuhi dari management puncak sampai bawah.Komitment Ini sangat penting sebagai
fondasi dari suatu system management, faktor kepemimpinan juga sangat besar
pengaruhnya dalam merealisasikan system management yang sesuai dengan company
goal yang diusung.Birokrasi yang tepat ini merupakan faktor untuk mempermudah
menjadikan system kerja yang effektif dan
effisien untuk melayani kebutuhan pelayanan pelanggan / tamu .Tidak
sedikit dalam beberapa hotel system birokrasi sangat rumit dan berbelit – belit
sehingga terkadang kebutuhan untuk
pelayanan terhadap tamu terabaikan, akan tetapi keuntungan dengan birokrasi yang rumit dan berbelit-belit
dapat menekan tingkat pemborosan bahkan
mencegah penyalahgunaan cost atau adanya mark up cost.dalam birokrasi yang
tepat ini bukan berarti harus mengesampingkan faktor-faktor yang membuka
peluang pemborosan atau penyalahgunaan cost, akan tetapi birokrasi yang tepat
ini adalah system birokrasi yang bukan pula harus dimudah – mudahkan tetapi
birokrasi yang tepat ini harus tetap menjaga keseimbangan cost dengan mengutamakan kualitas pelayanan untuk tamu.
Section – section dalam housekeeping dapat di
kelompokan seperti di bawah ini :
A. Floor section
Diatas
telah sedikit diuraikan area – area mana saja yang harus di jaga kebersihannya,
ditata kenyamanannya, dirawat furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsi
semestinya. Mainly dalam floor section ini adalah guest room, tentunya dengan
tidak mengesampingkan area lainnya seperti corridor , guest landing, executive
launch dan pantry area atau station floor.
Guest
Room
Guest room adalah element yang paling penting
dalam usaha penginapan, apartment , hotel atau sejenisnya.Kebersihan, penataan,
penggunaan jenis furniture harus disesuaikan dengan kebutuhan agar dapat memberikan
kenyamanan kepada para tamu yang menginap dan menikmati segala fasilitas yang
terdapat dalam kamar khususnya ataupun fasilitas-fasilitas lain diluar kamar
sebagai faktor pendukung untuk
memberikan kepuasan kepada tamu demi
memberikan kesan bahwa hotel tempat dia menginap dapat dijadikan sebagai rumah kedua baginya ( guest ) .
Hal ini tentunya tidak mudah untuk
memberikan kesan bahwa hotel tempat dia ( guest )menginap adalah sebagai rumah
kedua baginya, oleh karenanya dibutuhkan kerja keras yang cerdas, kerjasama
antar department yang solid, yang paling
penting adalah komitment dari seluruh lapisan dari level management sampai dengan karyawan level bawah sekalipun,
yang harus dipatuhinya.
Sebelum kita melanjutkan pembahasan
tentang fasilitas yang ada dala kamar tamu, alangkah baiknya kita mengetahui
type – type kamar yang kita ketahui di hotel – hotel atau kapal pesiar atau
sejenisnya,
Type – type tersebut adalah Deluxe atau clasic ini merupakan kamar
standard yang artinya fasilitasnya dengan standard, suite , executive suite,
club suite, dan president suite atau penthouse. Akan tetapi istilah deluxe ,
suite, executive suite di dalam apartement biasa disebut dengan istilah studio
1, studio 2 atau bed room 1, atau bed room 2, atau mereka memberi istilah type
1, type 2 dsb.akan tetapi untuk standard kelengkapannya sama dengan hotel,
hanya saja di apartement biasanya dilengkapi dengan kitchen dan
perlengkapannya.
Dalam
sebuah kamar hotel ( guest room ) tentunya fasilitas – fasilitas yang paling
dominan dan merupakan kebutuhan primer dan merupakan
standard penginapan untuk seorang tamu
seperti fasilitas Bed ( tempat tidur )yang tentunya dilengkapi dengan
bantal ( pillow ), selimut ( blanket ), sprei ( bed sheet )duvet atau bed cover ,fasilitas
living room yang dilengkapi dengan alat elektronic seperti TV dan telephone, kemudian fasilitas kamar mandi ( bath room ) tentunya untuk
kelengkapannya disesuaikan dengan kategori penginapan itu sendiri, karena tidak
menutup kemungkinan fasilitas bath room ini akan berbeda cara penataan atau
kelengkapannya disesuaikan dengan prestigous dan kategori hotel tsb.
Kita ambil contoh fasilitas hotel bertarap
bintang lima, setiap hotel yang mengkategorikan hotel berbintang lima, seharusnya
dalam pengadaan supplies bath room selain toilet dan
shower cabin fasilitas lainnya yang merupakan standard harus menyediakan
berbagai macam Towels ( handuk ) dan kelengkapan
body care .
Mari kita uraikan kelengkapan –
kelengkapan fasilitas tersebut diatas
Fasilitas
tempat tidur ( bed facilities )
Bed
facilities yang terdapat pada hotel bintang lima mengharuskan mengikuti
standard .
Ukuran tempat tidur setiap negara biasanya
berbeda-beda, untuk hal ini kita ambil contoh ukuran yang dipakai pada umumnya
di United States America dan negara kita
( indonesia ) .
Ukuran tempat tidur di USA dan Indonesia
|
Size
|
USA
|
Indonesia
|
|
Twin / Single
|
39 X 75 inch / 97 X 191 cm
|
100X200 cm
|
|
Queen
|
60 X 75 inch / 152 X 191 cm
|
160X200 cm
|
|
Double
|
54 X 75 inch / 137 X 191 cm
|
180X200 cm
|
|
King size
|
76 X 80 inch /
193 X 203 cm
|
200X200 cm
|
Untuk ukuran bed sheet nya ( sprei ), selimut (
blanket ) pada umumnya dilebihkan
panjang dan lebarnya 70-90 cm dari setiap ukuran tempat tidurnya .
Untuk kelengkapan fasilitas tempat tidur dilengapi dengan duvee atau bed cover .
-
Fasilitas
living room
Fasilitas living room ini yang selain tersedianya satu set meja dan kursi
untuk bekerja ( business hotel )lengkap dengan internet connection , lemari
pakaian yang didalamnya dilengkapi dengan gantungan baju juga safe devosit box
( SDB ), kemudian fasilitas lainnya seperti tempat untuk menyimpan barang atau
koper ( luggage rack ), television, telephone,
pensil atau ballpoint, memo pad dan penerangan atau lampu yang
cukup dan persedian candle lengkap dengan matches .
Untuk fasilitas living room ini akan
disesuaiken dengan type kamarnya.
-
Fasilitas
kamar mandi (bathroom )
Dalam fasilitas kamar mandi ( bathroom )
yang meliputi toilet , shower cabin,
wash basin dan bath tub , harus dilengkapi dengan handuk ( towels ), toilet
paper dan tissue paper.
Sebagaimana kita ketahui berbagai macam
dan ukuran serta kegunaannya handuk ( towel ) yang disediakan dalam kamar tamu.
Dibawah ini merupakan ukuran towels ;
|
Jenis
|
Ukuran
|
|
Bath towel
|
75 x 150 cm
|
|
Hand towel
|
30 x 60
cm
|
|
Face towel
|
30 x 30
cm
|
Selain towels tersebut diatas bath robe
dan bath mat pun tersedia.
Kelengkapan lainnya yang di tata dalam kamar mandi ialah kelengkapan
peralatan tubuh ( body care). Kelengkapan body care ini yang disediakan seperti bath gel,
shampoo,conditioner, hand soap, body lotion , cotton bud, tooth brush, shaving kit,
shower cap dan sewing kit serta complimentary mineral water dan tea , coffee
sachet.
Selain kelengkapan kamar mandi harus diperhatikan pula kelengkapan
lainnya seperti hotel dictionary, candle and mathes, door knob dan flyer – flyer
informasi, atau signage Dont Disturb, Please Make up the room jika masih
memakai manual yang di gantungkan di balik pintu.
Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam menata kamar tamu
adalah curtain dan black out, ini
terkadang terlupakan dalam menata dan memperhatikan kebersihannya.buatlah
record setiap kali curtain dan black out
di cuci.Apabila kamar tamu memiliki
balcon maka furniture – furniturenya harus di perhatikan.
Floor Corridor / gang way
Corridor / gang way harus di perhatikan dalam
kebersihannya, jika lantainya beralaskan karpet maka kegiatan vacuuming harus
dilakukan dengan frequensi yang intensif, buatlah record saat carpet treatment,
bisa dengan cara shampoing untuk menjaga dan merawat karpet tsb, apabila lantai
nya menggunakan marmer atau granit maka lakukanlah moping dan lakukan
polishing treatment untuk granit atau
marmer dan buatlah recordnya .Sepanjang corridor 
biasanya dihiasi dengan lukisan – lukisan
yang di tempelkan pada dinding kamar ,
maka lakukankahkegiatan dusting dengan
intensif, melakukan pengecekan lampu – lampu coridor,jika menemukan salah satu
lampu corridor mati maka segeralah laporkan ke bagian enggineering dengan mencatatkannya melalui order taker
housekeeping.satu hal yang sering banyak ditemui dalam corridor adalah
terdapatnya room service equipment yang dikeluarkan tamu dengan sendiri yang
diletakan di depan atau disamping pintu
kamar, jika melihat hal itu maka segeralah telepone staff room service untuk
merapikannya atau bisa di kumpulkan terlebih dahulu di pantry untuk di clear up
oleh room service staff.
Guest landing area
Lorong corridor tempat menunggu lift atau
elevator dalam setiap floor corridor yang biasanya di lengkapi dengan set meja
kursi yang ditata sedemikian rupa untuk memberikan kenyamanan pada tamu yang sedang
menunggu lift. Tamu hotel bisa dengan nyaman menunggu lift dengan nyaman dan
relax tidak perlu berdiri,oleh karenanya penataan guest landing harus ditata
sedemikian rupa agar memberikan kesan nyaman,
letakanlah pada set meja flower arrangement dan dilengkapi pot bunga di
sudut ruangan untuk memberikan sentuhan
segar pada area nya juga dapat menempelkan lukisan pada dinding kamar. Perlu
diketahui bahwa guest landing area ini selalu tersedia dalam suatu hotel , hal ini tergantung pada design arsitektur buildingnya.
Executive lounge
Pada hotel yang memiliki dan
mengutamakan prestigous executive lounge dirancang dan design di salah satu floor yang
dinilai sangat ekslusif dengan kesan
elegance, luxury, tentunya semua itu
bertujuan agar tamu hotel merasakan kenyamanan yang luar biasa.Executive lounge
ini biasanya di peruntukan hanya untuk tamu – tamu yang berkantong tebal .Executive lounge atau biasa disebut club floor yang menawarkan ekslusif service dari buttler servicenya,
fasilitas yang serba “ WAH “ diperuntukan tamu-tamu special atau
vip.Fasilitas yang ekslusif ini sudah semestinya dirawat dengan sebaik –
baiknya, mulai dari furniture, wood art, lukisan , penataan floristnya serta
kebersihannya harus diperhatikan dengan intensif.Executive lounge sudah tentu dilengkapi dengan meeting room,
counter mini buffet , counter bar self service, dan rest room, oleh karenanya pada saat happy hour
tempatkanlah seorang staff untuk incharge di executive lounge , agar kualitas
pelayanan kebersihan tetap terjaga.
Selain personal service, fasilitas lainnya
tersedia seperti meeting room, internet room, business center, dll. Sebagai
tamu yang menginap di club floor mendapatkan keistimewaan seperti cocktail
party dan buttler service.
